Nie ważne na jakiej pozycji w hierarchii organizacji pracujesz, zawsze możesz spodziewać się niespodziewanych zadań i prac dodatkowych, które zwykle oczywiście należy wykonać na "wczoraj". Każdy pewnie pamięta uczucie rozgoryczenia i złości, kiedy misterny plan dnia sypie się nam w sekundę, a żołądek ściska się w uczuciu bezsilności i złości na cały świat. Co zwykle dzieje się dalej?

Tak, właśnie! Zaczynamy bezrelfeksyjnie realizować "TO" nowe i niespodziewane zadanie porzucając nasze wcześniejsze plany. Utrwala się stres, poczucie nieodwracalnej straty czasu oraz być może nawet przeświadczenie o konieczności kończenia pracy w domu lub w nadogodzinach.

Czy można sobie z tym poradzić?

Szansę na uniknięcie takich sytuacji jak wyżej opisane, daje stosowanie trzech potencjalnych technik zwanych "zarządzaniem małpami". Warto przy tym pamiętać, że "małpą" zwiemy nie ludzi, którzy obardzają nas nagle dodatkowymi zadaniami, ale problemy, które z tego faktu wynikają dla nas.

Jak zatem postępować w sytuacji, gdy dodatkowe zadania i prośby spływają do nas od przełożonego lub współpracownika lub podwładnego? W skrócie zalecenia ilustruje poniższe zestawienie:

Ponieważ powyższe zestawienie ma syntetyczny charakter, przedstawię jeszcze do niej kilka komentarzy.

1. "Spad" - to najbardziej bolesna "małpa", bo budzi najwięcej stresu i najtrudniej sobie z nią poradzić. Jednak warto zastosować technikę opisaną w tabeli. Sprowadza się ona w gruncie rzeczy do współodpowiedzialności przełożonego za ustalenie kolejności działań/priorytetów w naszej pracy. Sam ją stosowałem i powiem, że przynajmniej w 90% przypadków dało się jednak ustalić z szefem jakiś inny termin realizacji takiego "spadu". 
2. "Spych" - Trudność zarządzania taką "małpą" wynika przede wszystkim z obaw o zachowanie dobrych relacji ze współpracownikiem. Dlatego często decydujemy się na wykonanie za niego pewnych zadań, chcąc zachować dobre relacje na przyszłość. Tym czasem mamy jednak prawo sięgnąć po techniki asertywności. Mamy prawo odmówić według schematu, który prezentuje powyższa tabela. Warto przy tym zauważyć, że jeśli mamy możliwości udzielenia pomocy współpracownikowi, to może warto złożyć taką ofertę pomocy, jednak w terminie dogodnym również dla nas, a nie tylko dla współpracownika.
3. "Wrzutka"  - Zwana czasami "delegowaniem w górę". Niestety, wielu przełożonych ulega tej technice i w efekcie zaczyna robić rzeczy za swoich podwładnych, chociaż wcale tak być nie musi. Przedstawiona w powyższej tabeli technika, to w gruncie rzeczy wykorzystanie komponentów technik coachingowych oraz kierowniczych. Poprzez zadawanie określonych pytań, podsumowań, inspirowania do poszukiwania kreatywnych rozwiązań, jesteśmy w stanie pokierować podwłanym w taki sposób, że samodzielnie przygotuje się i zrealizuje zadanie, które chciał "zdelegować" na przełożonego. 

Ktoś może powiedzieć, że takie techniki zabierają zbyt wiele czasu i prościej będzie zrobić to, o co proszą nas inni. Może w niektórych przypadkach faktycznie tak jest. Jednak na dłuższą metę lepiej jest wypracować sobie reguły takiej współpracy z przełożonym, współpracownikiem i podwładnym, aby "małpy" pojawiały się w naszych wzajemnych relacjach co najwyżej tylko przypadkowo.

Życzę powodzenia w ćwiczeniu "zarządzania małpami"!