Tymczasem warto głębiej przyjrzeć się relacjom w organizacji i przeanalizować typowe sytuacje, które mogły do takiego stanu rzeczy doprowadzić. Okazuje się bowiem, że często sami sobie wyhodowaliśmy, tzw. Trudnego współpracownika – działając (miej lub bardziej świadomie) w sposób, który wygenerował właśnie takie niepożądane relacje w zespole.

Podstawowe przyczyny „trudnej współpracy wewnętrznej”, to:

1.Nieznajomość specyfiki pracy poszczególnych członków zespołów.

Najczęściej wynika z braku czasu na przyglądanie się i poznanie pracy innych. Obce stają się nam cele poszczególnych członków zespołu. Nie do końca jasne wydają się współzależności. W efekcie pojawia się problem bliski każdemu z pojedynczych pracowników – nieznajomość pracy kolegów. Pracownicy nie rozumieją dlaczego i po co mają przekazywać informacje w takiej lub innej formie i  współpracować ze sobą, itd.. Często uważają to za stratę czasu, więc działania są często spóźnione, niepełne, niedostosowane do potrzeb innych...

2. Niepodejmowanie inicjatywy i odpowiedzialności.

Wiąże się to najczęściej z nieznajomością specyfiki pracy innych działów/stanowisk, co powoduje brak poczucia bezpieczeństwa. Naturalną bowiem rzeczą jest, że jeśli nie znamy celu działania to albo odkładamy to działanie na później, albo staramy się to mieć za sobą jak najszybciej, albo wręcz nic nie robimy. W efekcie pojawiają się zakłócenia terminowości, niedbałe i pospieszne wykonanie, albo wręcz niewykonanie jakiejś czynności. Powód występowania takich zjawisk jest jeden – Ludzie nie czujący się zbyt pewnie (bezpiecznie) w danej dziedzinie unikają podejmowania inicjatywy.

Efekty:

Zamiast wymiany doświadczeń w celu usprawnienia działań, obserwujemy wzajemne obwinianie się pracowników poszczególnych działów oraz wyszukiwanie niedociągnięć kolegów. Narasta niechęć, która pogłębia tylko oddalenie się od poszukiwania najlepszych rozwiązań.

3. Nieznajomość (lub brak) klarownej wizji działania.

W uproszczeniu można powiedzieć, że wizja to kodeks wartości i zasad postępowania najbardziej cenionych w zespole/firmie. Czytelna wizja, znana i akceptowana przez pracowników powoduje, że zaczynają oni traktować cel projektu jako nadrzędny. Jeśli pracownik utożsamia się z danym projektem, to działa na jego dobro i ma poczucie jedności z pozostałymi pracownikami. Jeśli nawet firma nie kreuje takich wartości i zasad, nic nie stoi na przeszkodzie, aby w ramach zespołu je ustalić.

Efekty:

Powstawanie zjawiska „trudnych współpracowników” jest mocno ograniczone. Wszyscy bowiem chętniej dzielą się swoją wiedzą, są bardziej otwarci na współpracę. Rozumieją swoją i innych rolę w organizacji, doceniają znaczenie dobrej komunikacji i wymiany doświadczeń.

4.Niewłaściwa organizacja systemu komunikacji wewnętrznej

Najczęstszą przyczyną spięć dochodzących pomiędzy działami jest niewykonanie jakiegoś zadania na czas, zapominanie lub wykonanie inaczej niż wcześniej ustalono. Przyczynami takiego zjawiska mogą być: zbyt duża ilość informacji, niewłaściwe ich kierowanie, pominięcie ważnych rzeczy lub przekazanie ich w nieodpowiednim czasie.

Wszystkie te kwestie wiążą się z przepływem informacji, a to z kolei powinny regulować wewnętrzne zasady. Ważne jest zatem, aby były one znane wszystkim zainteresowanym oraz aby były aktualizowane stosownie do zmian zachodzących w samej organizacji jak i jej otoczeniu. Jeśli tak się nie dzieje konsekwencje ponosi nie tylko organizacja jako taka, ale również poszczególni jej pracownicy.

Efekty:

Poświęcenie czasu i środków na znalezienie winnego zabiera dużo czasu. Często za błędy obarcza się niewłaściwe osoby (np. informatyka, który stworzył program, gdy tym czasem powodem problemu było wprowadzenie danych przez zupełnie innego pracownika). Rośnie frustracja, rośnie niechęć do wykonywania czynności wykraczających poza zakres obowiązków. Rzeczywiste źródła problemu nie są usuwane.