Czy zebrania projektowe są potrzebne?

Są potrzebne - bez nich ludzie czują mniejszą kontrolę i współudział. Nawet, jeśli bardzo sprawnie porozumiewamy się na poziomie telefonicznym, e-mailowy i raportowania elektronicznego, to zebrania dają możliwość podsumowania grupowego dotychczasowych działań, wzbudzają motywacje, mobilizują mniej zaangażowanych, pozwalają znaleźć kreatywne rozwiązania różnych sytuacji problemowych związanych z realizacją projektu.. Po prostu są niezbędne.

Jeśli zespół jest liczny oraz rozproszony, po to jesteś jego szefem, aby znaleźć czas i spotkać się z nim. Jeśli nie jest to możliwe, aby wszyscy członkowie zespołu pojawili się w jednym czasie i miejscu, zorganizuj mniej liczne panele w kilku wybranych lokalizacjach. Jeśli przynajmniej raz na jakiś czas ludzie będą mogli spotkać się z Tobą bezpośrednio, z pewnością docenią to.

Jak duży zespół jest potrzebny, by zorganizować zebranie projektowe?

Są mistrzowie, którzy zebranie projektowe robią z sobą samymi....

 Jednak by mówić, o czymś chociaż zbliżonym do zebrania potrzebne są dwie osoby. Jednak nawet przy tak szczupłym liczebnie gronie osób, powinny się one spotkać w jasno określonym celu i zakończyć spotkanie z jasnym planem działania.

Czy okresowe spotkania mogą zastępować komunikację codzienną (bezpośrednią, e-mailową, telefoniczną)?

Nie. Spotkania są komplementarne w stosunku do innym form komunikacji. Często są podsumowaniem lub rozliczeniem codziennych kontaktów. Również warto spotykać się w ważnych dla projektu fazach i etapach. To szczególnie wtedy ludzie oczekują możliwości bezpośredniej rozmowy, podzielenia się przemyśleniami.

Ile najdłużej może trwać efektywne zebranie projektowe i kiedy powinno się odbywać?

Ludzie w sytuacji zebrań, w sposób najbardziej efektywny pracują przez maksymalnie ok. 4 godziny (z przerwami) – warto jest to mieć na uwadze. W przypadku większości zespołów najbardziej efektywne są spotkania w pierwszej części dnia (przed lunchem, obiadem – po nich ludzie są dość ospali i efektywność wyraźnie spada).

Czy są "złote zasady", które pozwalają efektywniej prowadzić zebrania projektowe?

Jest rzeczywiście parę zasad pozwalających efektywniej wykorzystywać taką formę komunikacji i pracy w zespole projektowym. Oto one:

Zasada 1: Ustal jasny cel/cele zebrania – dzięki temu uczestnicy spotkania będą do niego przygotowania, a energia zostanie skupiona na celach do zrealizowania podczas jego trwania.

 Zasada 2: Członkowie zespołu powinni wiedzieć, czego będzie dotyczyło dane spotkanie projektowe – przed zebraniem, z adekwatnym wyprzedzeniem, roześlij plan spotkania. Powinien on zawierać: listę uczestników, miejsce, termin, czas trwania, plan i inne istotne elementy.

Zasada 3: Warto, by plan spotkania, był także pracą domową dla części lub wszystkich uczestników – warto podkreślić w nim punkty, do których dany uczestnik/uczestnicy muszą się przygotować osobiście. Warto też wskazać dość szczegółowo tematy do zreferowania. To aktywizuje uczestników, motywuje do działania, ale również odciąża Ciebie od prowadzenia całości spotkania.

 Zasada 4: Efektywnie prowadź zebranie – zebranie projektowe ma sens, gdy oprócz podsumowywania kolejnych działań, wykorzystujemy też potencjał zespołu, jego kreatywność do poszukiwania nowych, lepszych rozwiązań. Dlatego pobudzaj zespół do działania, stawiaj pytania, zachęcaj do dzielenia się swoimi spostrzeżeniami, obawami oraz sukcesami. Zadbaj również, aby najcenniejsze wnioski zostały zapisane i wdrożone w życie.

 Zasada 5: Układ spraw powinien służyć efektywności spotkania –Zadbaj aby każda część była kończona jasnym i konkretnym podsumowaniem i wnioskami. Należy wyznaczyć osobę, która podczas zebrania robi notatki. Musimy bowiem sprawić, aby każdy uczestnik spotkania miał przekonanie, że nie był to stracony czas i faktycznie „coś” zostało podsumowane/ ustalone/ przyjęte/ zatwierdzone, itd.

Warto pamiętać także o poniższych zasadach w obszarze kolejności zajmowania się poszczególnymi sprawami:

1. W pierwszej części zebrania powinny znaleźć się sprawy:
   • Rutynowe,
   • Informacyjne, czyli ogłoszenia,
   • Najpilniejsze, z którymi jednak grupa łatwo i szybko jest w stanie się uporać.
2. W środkowej części zebrania powinniśmy zająć się sprawami:
   • Najbardziej złożonymi, wymagającymi najwięcej czasu i wysiłku,
   • Najtrudniejszymi, wymagającymi wielu dyskusji i twórczego, intelektualnego wysiłku uczestników,
   • Najbardziej kontrowersyjnymi, które mogą pochłonąć wiele energii, czasu i starań uczestników, skierowanych na wzajemne przekonanie siebie.

Pamiętajmy jednak, by dyskusje nad trudnymi i ważnymi problemami, zaczynać na tyle wcześnie, by mieć pewność, że wystarczy czasu na zajęcie się nimi

3.   Końcowa część zebrania to odpowiedni czas na:

• Zadania najbardziej interesujące dla grupy, przez co, mimo że uczestnicy są już zmęczeni, chętnie się nimi zajmą,
• Zadania najłatwiejsze, wymagające najmniej koncentracji, energii i wysiłku.

Zasada 6: Monitoring wykonania planu spotkania – warto zaplanować, ile każda ze spraw zajmie czasu i umieścić to w planie. Może się zdarzyć, ze coś zajmie nam więcej czasu niż to wstępnie założyliśmy. Jednak jak pokazuje praktyka, jest to najlepszy sposób na oszczędzanie czasu podczas spotkań projektowych. Warto też na początku spotkania wyznaczyć osobę pilnującą czasu (tzw. time keepera).

 Zasada 7: „Co o tym sądzisz” – osoby mało zainteresowane spotkaniem (np.: z włączonym laptopem) warto jest wciągnąć w aktywność grupy, pytając się ich o zdanie, dając im jakąś funkcję. Niezależnie od tego, pytanie o zdanie innych uczestników, aktywizuje ich oraz daje szansę na wypracowanie ciekawych rozwiązań i wniosków dotyczących omawianych spraw. Na prawdę, nie tylko Ty - jako szef i prowadzący spotkanie - możesz coś powiedzieć na temat projektu...

 Zasad 8: Walcz z nudą i stresem podczas spotkań - ludzie mają różne kanały przyswajania wiedzy: wizualny (wzrokowy), audytywny (słuchowy) i kinestetyczny (ruch, dotyk). Warto docierać do wszystkich uczestników. Pomocne jest tutaj aktywne używanie tablicy, rzutnika, rekwizytów, które można używać w różnym stopniu i w różnych sposób, zależnie od typu omawianych spraw i etapu spotkania.

 Podsumowanie

Na koniec kilka uwag, które mogą przydać się każdemu, kto prowadzi spotkania zespołu projektowego:

1. Stawiaj jasne i mobilizujące cele spotkania.
2. Nazywaj kierunki i cele waszego wspólnego działania i pokazuj, jak blisko/daleko od nich jesteście.
3. Przekazuj i sprawdzaj, czy informacje są zrozumiałe dla uczestników spotkania.
4. Pytaj ludzi o zdanie i opinie, aby wiedzieć jakie są ich nastroje, oczekiwania, pomysły i motywacje.
5. Słuchaj tego, co ludzie mówią, nawet wtedy, gdy musisz ich przekonać do rzeczy, które nie budzą ich aplauzu.
6. Przestrzegaj zobowiązań podjętych wobec uczestników spotkania.
7. Odwołuj się nie tylko do własnych przemyśleń i intuicji, ale również faktów i doświadczeń, które łączą Was jako zespół.
8. Prezentuj postawę „To da się zrobić” - postawę osoby aktywnej, dążącej do rozwiązania problemów nawet jeśli są one trudne.
9. Sposobem prowadzenia spotkania, motywuj wzbudzając entuzjazm do dalszego działania, a nie lęk i obawę.
10. Częściej mów „MY”, a niż „JA”.