Video i Blog HR

Przeczytaj.

Blog poświęcony zagadnieniom HR, zarządzaniu, systemom ZZL, strategii, budowaniu efektywnych rozwiązań

Jeśli chce zobaczyć i posłuchać
przewiń stronę niżej
Piątek, Czerwiec 4, 2021, 18:12

Jak pokazują różnego typu analizy i badania, menedżerowie poświęcają na komunikację nawet 70% swojego czasu pracy. Skoro "ćwiczenie czyni mistrza", to problem komunikacji w firmach nie powinien już praktycznie istnieć. Tymczasem praktyka pokazuje coś zgoła innego. Warto zatem zastanowić się nad przyczynami i rodzajami zakłóceń oraz przeszkód w komunikacji wewnętrznej w firmie.

rozmowa i komunikacja w firmie

Praktyka wskazuje, że problemy w komunikacji są wynikiem różnych zakłóceń związanych z samym procesem komunikacji oraz istnieniem barier semantycznych, psychicznych uczestników procesu oraz otoczeniem fizycznym i środowiskiem.


Warto również zdać sobie sprawę z wartości utraconych informacji w procesie komunikowania się na skutek różnych zakłóceń (wartości szacunkowe na podstawie badań – E.Terney 1998):

 

Rys.1 Utrata wartości komunikatu w procesie komunikacji

 wartość komunikacji

Co najczęściej może być przyczyną zakłóceń w procesie komunikowania się?

Praktyka wskazuje przynajmniej na kilka rodzajów zakłóceń, które mogą wystąpić na każdym z etapów procesu komunikacji:


1.Niewystarczająca wiadomość

Często wiadomość jest niepełna lub niejasna. Jeśli nadawca nie przemyśli dokładnie tego, co chce przekazać, wtedy odbiorca spyta samego siebie: "O co właściwie tutaj chodzi?"
Niewystarczająco przemyślane wiadomości prowadzą do niejasnych i mało mówiących notatek, sprawozdań, rozmów. Sprawa wciąż krąży pomiędzy różnymi osobami, wszyscy zainteresowaniu dopytują się o szczegóły lub....w ogóle nie reagują i uważają sprawę za niebyłą.

2.Dobór nieodpowiednich słów, gestów, obrazów

To kolejne potencjalne źródło zakłóceń. Przykładem może być sytuacja, gdy nadawca próbuje bezskutecznie opisać za pomocą słów jakiś produkt (urządzenie), mimo że w takiej sytuacji zdjęcie, czy rysunek byłyby bardziej przydatne. Zdarza się również tak, że komunikat został przygotowany prawidłowo. Trafnie dobrano gesty i obrazy jednak użyto specyficznych słów, wyrażeń czy gestów, które są zrozumiałe jedynie dla wąskiej grupy odbiorców, przez co osoby „z zewnątrz” nie są w stanie zrozumieć treści komunikatu.


3.Zakłócenia w przekazie

Błędem jest trwanie w przekonaniu, że od momentu nadania informacji nie mogą już pojawić się żadne zakłócenia. W tym momencie najczęściej pojawiają się bowiem tak banalne sprawy jak na przykład:

  • zbyt mała ilość papieru w drukarce,
  • położenie listu na nieodpowiednim biurku,
  • zapomnienie o umówionej rozmowie telefonicznej,
  • zawieszenie się komputera,
  • hałas uniemożliwiający odbycie swobodnej rozmowy.

4.Niepoprawna interpretacja

Zrozumienie komunikatu przez odbiorcę może być niepoprawne, utrudnione lub wręcz niemożliwe, jeśli nadawca użyje języka lub gestów zrozumiałych tylko dla hermetycznej grupy specjalistów lub określonego kręgu kulturowego. Dlatego tak istotne jest aby nadawca i odbiorca rozumieli wzajemnie pojęcia i gesty, którymi się posługują.

.
5.Relacje międzyludzkie
Nawet jeśli komunikat jest odpowiednio przygotowany i przekazany, odbiorca może nie zrozumieć prawidłowo jego sensu z powodu osobistych uprzedzeń, stereotypów, negatywnego nastawienia czy urazy w stosunku do nadawcy. Praktyka wskazuje, że w wielu firmach jest to jedna z najczęściej spotykanych przyczyn zakłóceń w komunikacji wewnętrznej. Powyższy podział ma oczywiście charakter umowny. Często bowiem wymienione wyżej przyczyny zakłóceń występują równolegle i nakładają się na siebie.

Przykład:

Podczas audytu komunikacyjnego w jednej z firm produkcyjnych okazało się, że pracownicy różnie rozumieją i interpretują pojęcie „lojalności wobec firmy”. Badanie wykazało, że dla sporej grupy pracowników z długim stażem pracy (powyżej 10 lat) i starszych wiekiem pojęcie to kojarzy się na ogół pejoratywnie, np. jako „lizusostwo”; „bezmyślne wykonywanie rozkazów”; „podporządkowanie się”, a nawet „donosicielstwo”. Z kolei w przypadku osób młodszych wiekiem i o krótszym stażu częściej pojawiały się sformułowania typu: ”przywiązanie”; „oddanie sprawom firmy”; „szacunek”, itp.

W opisanym przypadku mamy zatem do czynienia z nakładaniem się na siebie problemów niepoprawnej interpretacji pojęć („lojalność”) oraz relacji międzyludzkich („starzy” – „młodzi”)


W kontekście relacji międzyludzkich warto również zwrócić uwagę, na zjawiska ściśle związane z funkcjonowaniem każdej firmy, które również mogą stwarzać przeszkody w efektywnej komunikacji - chodzi o konflikty pomiędzy działami (komórkami) firmy.

 
Jest to o tyle ciekawe, że o problemie tym menedżerowie często zapominają, doszukując się przyczyny przeszkód w komunikacji np. w złych procedurach lub brakach technicznych. Często jest to tylko część prawdy. Okazuje się bowiem, że można wymienić przynajmniej cztery podstawowe powody powstawanie konfliktów pomiędzy działami. Każdy z nich w większym lub mniejszym stopniu jednocześnie zależy i wpływa na jakości komunikacji wewnętrznej w firmie:

1.Nieznajomość specyfiki pracy poszczególnych działów.
Najczęściej wynika z braku czasu na przyglądanie się i poznanie pracy innych. Obce stają się nam cele poszczególnych działów. Nie do końca jasne wydają się współzależności. W efekcie pojawia się problem nieznajomość pracy kolegów, ich potrzeb w zakresie rodzaju, terminów i ilości potrzebnych im w pracy informacji.

Warto zwrócić uwagę, że z tego typu zjawiskami najczęściej mamy do czynienia w dużych organizacjach. Ilość zatrudnionych ludzi, ilość szczebli zarządzania, specjalistyczne stanowiska, ilość działów, rozległość terytorialna (np. oddziały w innych miastach) są najczęściej odnotowywanymi przyczynami omawianego problemu.

 

2.Niepodejmowanie inicjatywy i odpowiedzialności.
Wiąże się to najczęściej z nieznajomością specyfiki pracy innych działów, co powoduje brak poczucia bezpieczeństwa. Naturalną bowiem rzeczą jest, że jeśli nie znamy celu działania to albo odkładamy to działanie na później, albo staramy się mieć je za sobą jak najszybciej, albo wręcz nic nie robimy. W efekcie pojawiają się zakłócenia terminowości, niedbałe i pospieszne wykonanie, albo wręcz niewykonanie jakiejś czynności. Powód występowania takich zjawisk jest jeden – Ludzie nie czujący się zbyt pewnie (bezpiecznie) w danej dziedzinie unikają podejmowania inicjatywy.
Efekty:
Zamiast wymiany doświadczeń i informacji w celu usprawnienia działań, obserwujemy wzajemne obwinianie się pracowników poszczególnych działów oraz wyszukiwanie niedociągnięć kolegów. Narasta niechęć, która pogłębia tylko oddalenie się od poszukiwania najlepszych rozwiązań.

3.Nieznajomość (lub brak) klarownej wizji firmy.
W uproszczeniu można powiedzieć, że wizja to kodeks wartości i zasad postępowania najbardziej cenionych w organizacji. Czytelna wizja, znana i akceptowana przez pracowników powoduje, że zaczynają oni traktować interes firmy jako nadrzędny. Jeśli pracownik utożsamia się z firmą, to działa na jej dobro i ma poczucie jedności z pozostałymi pracownikami - także w zakresie komunikacji i wymiany informacji.


4.Niewłaściwa organizacja systemu komunikacji pomiędzy działami firmy.
Najczęstszą przyczyną spięć dochodzących pomiędzy działami jest niewykonanie jakiegoś zadania na czas, zapominanie lub wykonanie inaczej niż wcześniej ustalono. Przyczynami takiego zjawiska mogą być: zbyt duża ilość informacji, niewłaściwe ich kierowanie, pominięcie ważnych rzeczy lub przekazanie ich w nieodpowiednim czasie. Wszystkie te kwestie wiążą się z przepływem informacji, a to z kolei powinny regulować procedury. Ważne jest zatem, aby były one znane wszystkim zainteresowanym oraz aby były aktualizowane stosownie do zmian zachodzących w samej organizacji jak i jej otoczeniu. Jeśli tak się nie dzieje konsekwencje ponosi nie tylko organizacja jako taka, ale również poszczególni jej pracownicy.

 
Co zatem można zrobić, aby komunikacja wewnętrzna w firmie przebiegała w jak najlepszy sposób?
Niestety nie ma jedynej słusznej recepty. wszystko zależy bowiem od specyfiki danej firmy i charakteru problemów komunikacyjnych z jakimi się ona boryka. Można jednak pokusić się o sformułowanie kilku zasad, których stosowanie - bez względu na sytuację komunikacyjną i specyfikę firmy- można z powodzeniem stosować.


Jeśli jesteś nadawcą komunikatu:

  • Myśl o celu komunikatu i odbiorcy, do którego go kierujesz.
  • Jak najdokładniej formułuj treść, aby wiernie oddawała twoje myśli, pomysły i pragnienia.
  • Unikaj aluzji i niedomówień.
  • Bądź konkretny i precyzyjny.
  • Trzymaj się tematu.
  • Co pewien czas lub na koniec rób podsumowania przypominające kluczowe myśli.
  • Jeśli to tylko możliwe używaj więcej niż jednego kanału przekazu, np. obrazów i pisma razem ze słowami.
  • Unikaj niezgodnych komunikatów werbalnych i niewerbalnych np. mówisz, że czujesz się świetnie, ale masz smutny głos i zbolałą minę.
  • Dostosowuj ilość i tempo przekazywanych informacji do percepcji odbiorców.
  • Pamiętaj, aby użyte przez ciebie słowa i symbole znaczyły to samo dla twojego odbiorcy.
  • Przewiduj wątpliwości odbiorców i możliwości zadawania pytań.


Jeśli jesteś odbiorcą, to:

  • Nie przerywaj nadawcy kończąc za niego wypowiedź, jednocześnie zniekształcając ją dla własnych celów.
  • Unikaj zbędnych interpretacji i wykazuj umiejętności aktywnego słuchania.
  • Staraj się słyszeć/czytać nie tylko to, co chciałbyś usłyszeć/przeczytać.
  • Oddzielaj problem od osoby.
  • Unikaj osądzania, narzucania własnego sposobu widzenia sprawy i formułowania gotowych rozwiązań cudzych problemów.
  • Kontroluj chęć do łatwego krytykowania.
  • Unikaj koncentrowania się wyłącznie na własnych problemach.
  • Pamiętaj, że uważnie słuchając/czytając dowiesz się więcej niż stawiając wyłącznie drażniące pytania.

 

Rozumienie pojęć:

Czym jest komunikacja - Komunikowanie się to PROCES wzajemnego przekazywania informacji, umiejętności, pojęć, idei, uczuć za pomocą symboli tworzonych przez słowa, dźwięki, obrazy i dotyk.

 

Znaczenie komunikatu - Jeśli słowa są TREŚCIĄ przekazu, to postawa ciała, gesty, ton głosu tworzą KONTEKST, w którym przekaz jest osadzony. Dopiero ich połączenie tworzy znaczenie komunikatu.


Brak komentarzy.
(*) Pola obowiązkowe

Zobacz. Posłuchaj.

Zapraszam do obejrzenia i wysłuchania audycji, które miałem okazję nagrać na zaproszenie Ireneusza Osińskiego , ICAS Poland oraz Macieja Stępa.

Co buduje pozycję lidera w zespole?


Poszukiwanie inspiracji na bazie... doświadczeń armii. 

Posłuchaj, jakich inspiracji dostarcza wiedza i doświadczenie współczesnych armii w budowaniu pozycji Lidera. Podpowiedzi zaskakują trafnością w kontekście zarządzania w firmie. 

Czego biznes może nauczyć się od wojska?

Nie tylko dobre, ale i złe przykłady niszczenia pozycji lidera.

Zebrane w jednym miejscu zalecenia i wskazówki odnośnie elementów, które niszczą pozycję lidera w zespole. Sprawdź..

Zmień język, a zmienisz swoje życie. 

To, co i jak mówisz wpływa na to, co i jak myślisz...
Posłuchaj i poznaj kilka podpowiedzi, jak inaczej podchodzić do swoich myśli i relacji ze sobą i z innymi. Łyk psychologii do zastosowania nie tylko w dobie COVID (z ICAS Poland).

Kto ile zarabia?

Czyli o jawności wynagrodzeń 

Rozmowa o problemie jawności i klarowności wynagrodzeń. Czy wynagrodzenia mają być równe, czy sprawiedliwe? I kilka innych inspiracji więcej...

Płaskie struktury organizacyjne

Czy zawsze są efektywne?

O tym dla kogo takie struktury są wygodne i dlaczego? Czy zawsze warto dążyć do zmniejszania ilości szczebli zarządzania? Jakie są tego zalety, ale i wady. Sprawdź..

Czego biznes nauczył się od wojska?

Warto pamiętać i używać, tego co się sprawdza.

W codziennym zarządzaniu organizacją i ludźmi, nie pamiętamy, jak wiele ze składowych tych procesów ma swoje źródła w wojskowości i dowodzeniu siłami zbrojnymi. Inspiruje.

Jak zwalniać pracowników?


Jak zachować balans pomiędzy potrzebami stron?

Temat trudny i wymagający poszanowania drugiego człowieka ale również brania pod uwagę dobra firmy. I kilka innych inspiracji więcej...

Jak wynagradzać pracowniów w firmie budowanej na sprzedaż?

O tym co najważniejsze, aby płace działały, a nie tylko były.

Pracownicy wynagradzani nieadekwatnie do efektów nie przynoszą firmie korzyści. Niezależnie od tego, czy jest to za mało, czy za dużo pieniędzy.

Wolisz czytać, a nie słuchać?



Zajrzyj na blog.

Wróć do początku tej strony.

Polub i udostępnij!

Mediacon doradztwo HR wynagrodzenia strategia HRM badania efektywności OCAI szkolenia i warsztaty rozwojowe oceny okresowe wartościowanie stanowisk pracy efektywne procesy HR system wynagrodzeń rozwiązania systemowe ZZL kultura organizacyjna HPI premie benefity modele kompetencji ścieżki kariery motywowanie efektywność zarządzanie zespołem testy i badania pracowników zarządzanie przez cele doradztwo HRM  testy i badania online doradztwo i konsulting HR zarządzanie ludźmi HCM
(c)1999-2022, Wszelkie Prawa Zastrzeżone
Ta strona może korzystać z Cookies.
Ta strona może wykorzystywać pliki Cookies, dzięki którym może działać lepiej. W każdej chwili możesz wyłączyć ten mechanizm w ustawieniach swojej przeglądarki. Korzystając z naszego serwisu, zgadzasz się na użycie plików Cookies.

OK, rozumiem lub Więcej Informacji
Informacja o Cookies
Ta strona może wykorzystywać pliki Cookies, dzięki którym może działać lepiej. W każdej chwili możesz wyłączyć ten mechanizm w ustawieniach swojej przeglądarki. Korzystając z naszego serwisu, zgadzasz się na użycie plików Cookies.
OK, rozumiem