1. Niejasny sposób określenia celu stanowiska

Jako celu istnienia stanowiska pracy nie należy wskazywać podstawy prawnej, zadań na nim wykonywanych (np. przepisów aktów prawnych lub regulaminu firmy). Jest to mało przejrzyste i czytelne. Ponadto, każda analiza opisu stanowiska pracy pociągałaby wtedy za sobą sięgnięcie do wymienionego aktu prawnego. Zamiast powoływania się na podstawę prawną/regulaminową, należy opisać cel istnienia danego stanowiska pracy, czyli innymi słowy: Nie pisz tego „CO” się robi na stanowisku, ale „PO CO”.

np.

•  Źle określony cel - "Wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy nr 1234 w sprawie..... z dnia.... z późniejszymi zmianami)
• Dobrze określony cel - "Zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów dotyczących......wewnątrz firmy oraz w relacji z instytucjami zewnętrznymi"

2. Niejednolite opisywanie zadań i obowiązków

Opis zadania powinien być zwięzły i zawierać: czasownik lub czasowniki, które wskazują co musi być zrobione + określenie co jest przedmiotem wykonywanego zadania + krótki opis celu czynności. Np. "Księguje + operacje finansowe + w celu dostarczenia aktualnej i dokładnej informacji finansowej".

Jeśli opis zadania wzbogacony jest o spis czynności w zadaniu, wówczas opis zadania może być krótszy i brzmieć np.

• Zadanie: Księgowanie operacji finansowanych;
• Czynności w zadaniu: Sprawdzenie poprawności dokumentu źródłowego; Wprowadzenie dokumentów kosztowych/ przychodowych na odpowiednie konto; Opisane dokumentu; Archiwizacja dokumentu źródłowego.

3. Stosowanie nieadekwatnych do zadań stanowiskowych słów i określeń

Przy opisywaniu zadania należy używać czasowników sugerujących rolę danego stanowiska w realizacji zadania np.:

• Dla stanowiska liniowego powinno się korzystać z takich czasowników jak: wykonuje, uczestniczy, współpracuje, współuczestniczy, wspiera, wspomaga, itd.;
• Dla stanowiska koordynującego pracę innych wskazane jest użycie sformułowań podkreślających aspekt koordynacji, np. koordynuje, monitoruje, określa, itp.. 

4. Niewiele mówiące zwroty, słowa opisujące

Nie należy stosować do opisu zadania uniwersalnej formuły typu: „Inne polecenia przełożonego.” - nie wnosi to bowiem żadnej informacji na temat faktycznie realizowanych na stanowisku zadań. Można w takie sytuacji na przykład opisać zadania i podzielić je na dwie grupy: Główne zadania stanowiskowe (tutaj wypisujemy zadania o charakterze stałym) oraz Zadania wykonywane na polecenie przełożonego (tutaj wypisujemy zadania, okresowe).

5. Sugerowanie w opisie ról kierowniczych pomimo innej specyfiki zadań

6. Wpisywanie uprawnień jednorazowych jako stałe

Nie wpisuje się upoważnień, które są przyznawane jedynie danemu pracownikowi ze względu na jego szczególne kompetencje lub umiejętności osobiste, a nie są związane z zakresem opisywanego stanowiska pracy. Tak samo postępujemy, jeśli dane uprawnienie miało charakter jednorazowy (np. związane z projektem, który się zakończył).

7. Mylenie warunków pracy z miejscem pracy

Jeśli w karcie opisu mamy miejsce na określenie warunków pracy, należy wpisywać tam jedynie czynniki zewnętrzne związane z realizacją zadań. Natomiast nie wpisuje się tam uciążliwości wynikających z braku stworzenia przez przełożonych lub kierującego firmą właściwych warunków pracy, np. zagęszczenia pracowników w jednym pokoju, brak dostatecznej liczby sprzętu komputerowego, itd. Są to czynniki związane z miejscem pracy, a nie ze stanowiskiem pracy, dlatego nie uwzględnia się ich w opisie stanowiska pracy.

8. Opisywanie kompetencji osoby aktualnie zajmującej stanowisko, zamiast wymaganych na danym stanowisku

Należy brać pod uwagę jedynie wymogi dotyczące opisywanego stanowiska pracy (ze względu na jego miejsce i funkcję w organizacji), a nie kompetencje posiadane przez osobę aktualnie zajmującą to stanowisko pracy. Pamiętać należy, że w procesie opisów stanowisk pracy obowiązuje kardynalna zasada – opisujemy stanowisko, a nie człowieka, który aktualnie je zajmuje.

Warto również uważać, aby określać kompetencje niezbędne do dobrego wykonywania pracy na stanowisku, a nie takie, które może i brzmią atrakcyjnie, jednak w rzeczywistości nie są potrzebne.

9. Zaniżanie lub zawyżanie wymagań

Może to dotyczyć np. wykształcenia, stażu pracy, kompetencji, posiadany uprawnień formalnych i certyfikatów, itp.

Skutki zaniżenia niezbędnych wymagań:

• Ryzyko, że przyjęty na to stanowisko pracy pracownik nie będzie w stanie poprawnie wypełnić nałożonych na niego zadań,
• Stanowisko pracy zostanie prawdopodobnie niżej zwartościowane, a zatem i wynagradzane.

Skutki zawyżania niezbędnych wymagań:

• Problemy z naborem pracowników z odpowiednimi kwalifikacjami, gdyż to na podstawie opisu stanowiska pracy przygotowuje się ogłoszenie o naborze i rekrutuje.
• Ryzyko dużej rotacji na opisywanym stanowisku pracy (osoby z wyższymi kwalifikacjami niż rzeczywiście potrzebne do wykonywania zadań na tym stanowisku pracy prawdopodobnie będą zmieniały pracę i/lub się demotywowały).
• Konieczne będzie opracowywanie i finansowanie programów rozwojowych dla pracowników niespełniających tak wysoko postawionych wymagań pomimo, że faktycznie zdobywana przez nich w ten sposób wiedza/umiejętności/uprawnienia nie będą potem wykorzystywane.

10. Określanie wymagań tylko co do wiedzy, która jest oczywista dla stanowiska

W niektórych formularza opisu stanowisk stosowane jest rubryka "wiedza". Raczej nie należy wpisywać tam tylko wiedzy, która powinna cechować pracownika na danym stanowisku, np. Specjalista ds. BHP – znajomość przepisów BHP, Główny Księgowy – znajomość ustawy o rachunkowości, itp... Wykorzystujmy ją również do opisania wiedzy specyficznej, której wymagamy w naszej firmie na tym stanowisku. Np. Specjalista HR - może się okazać, że potrzebujemy jeszcze wiedzy dotyczącej: zarządzania projektami.

11. Określanie niemierzalnych wskaźników efektywności (KPI)

Jeśli zakłada się, że w opisie stanowiska pracy mają być uwzględnione kluczowe wskaźniki efektywności, to należy je odnosić konkretnie do danego stanowiska. Zatem muszą one być możliwe do obserwacji i obliczenia, a co równie ważne – muszą być tak dobrane, aby pracownik na danym stanowisku miał realny wpływ na ich osiąganie.

Warto również podkreślić, że w opisie podajemy jedynie miary efektywności (np. sztuk/godzinę, a nie konkretne cele, np. 100 szt./h; Cele mogą bowiem się zmieniać i wówczas trzeba poprawiać każdy opis stanowiska).

12.   Określanie poziomu doświadczenia przez pryzmat doświadczeń osoby zajmującej aktualnie dane stanowisko

Należy brać pod uwagę jedynie wymagane doświadczenia zawodowe potrzebne do prawidłowego wykonywania zadań na opisywanym stanowisku pracy (ze względu na jego miejsce i funkcję w organizacji). Nie wolno sugerować się poziomem doświadczenia posiadanym przez pracownika zajmującego opisywane stanowisko pracy. Jeśli więc oczekujemy określonego stażu pracy w danej specjalności/ na dany stanowisku określamy go w latach, ale na poziomie oczekiwanego minimum.

13. Opisuj stanowisko, a nie człowieka, który je aktualnie zajmuje

• gotowe opisy stanowisk - zobacz TUTAJ
• narzędzie do opisu stanowisk - dostępne TUTAJ.