Jest wiele dostępnych wzorów formularzy opisów stanowisk pracy oraz opisów procesów i procedur ich tworzenia. Oczywiście można je stworzyć również samodzielnie. Przecież zawsze występują bowiem specyficzne sytuacje, procesy, struktury, które wymagają dostosowania narzędzi i sposobów tworzenia opisów stanowisk pracy.

Praktyka podpowiada jednak, że bez względu na wybrany sposób i narzędzia, istnieje ryzyko natknięcia się w procesie tworzenia opisów na różnego typu przeszkody i błędy.

Na co zatem zwrócić uwagę i jak radzić sobie z unikaniem typowych trudności i problemów? Rozpatrzmy zatem cztery typowe sytuacje (numery mają jedynie charakter porządkowy):

1. Wybór zadań/czynności do zamieszczenia w opisie stanowiska

To jeden z kluczowych dylematów. Ilość zadań w opisie stanowiska powinien bowiem nawiązywać do faktycznego obciążenia pracą i charakterystyki najczęściej wykonywanych zadań. 

Kwestia ta pojawia się zwykle przynajmniej z dwóch zasadniczych powodów: 

• brak klucza wyboru zadań do ujęcia w opisie stanowiska.
• uwarunkowania psychologiczne.

Określenie klucza wyboru zadań do ujęcia w opisie stanowiska to w gruncie rzeczy przyjęcie określonej zasady, wg której podejmujemy decyzję o wpisaniu/niewpisaniu zadania do opisu stanowiska pracy, jeśli pojawia się wątpliwość w tym względzie.

Można opracować własne sposoby, można jednak wziąć pod uwagę, rozwiązanie oparte na dwóch czynnikach: Częstości występowania zadania oraz czasu jego realizacji.

• Jeśli zadanie występuje bardzo rzadko (np. raz na kilka miesięcy) - może nie warto go umieszczać w opisie stanowiska, co może sugerować, że zadanie to jest stałym/codziennym elementem pracy.
• Jeśli zadanie występuje często - wydaje się, że trzeba je ująć, ponieważ stanowi często powtarzający się element pracy na danym stanowisku.
  

Drugi parametr pomocny przy rozstrzyganiu omawianego tutaj dylematu - to czas wykonywania zadania. Okazuje się bowiem, że często zadania mylone są z czynnościami składającymi się na zadanie. Jeśli zatem ktoś mówi o "wykonywaniu zadania", które na przykład zabiera 10-5 minut, to być może mówi tak na prawdę o "czynności" składającej się na "zadanie".

Patrząc na powyższy  można powiedzieć, że warto rozważyć szczegółowość zapisów. Jeśli chcemy również zawrzeć w opisie stanowiska tego typu informacje, rozważmy, czy nie lepiej byłoby uwzględnić zapisów "zadań" i "czynności", które na takie zadania się składają.

Z kolei wspomniane kwestie psychologiczne wynikają często z faktu, że pracownicy mniej lub bardziej świadomie zmierzają do podkreślenia wagi wykonywanej pracy, jej znaczenia, czy po prostu własnej wartości. Dzieje się tak przede wszystkim, gdy opisujemy istniejące i obsadzone stanowiska.

Warto wówczas pamiętać, aby dokładnie i krytycznie analizować pozyskane informacje dotyczące tego, co należy do zadań pracownika na opisywanym właśnie stanowisku. Oczywiście może okazać się, że dana osoba faktycznie wykonuje wiele ważnych zadań i ponosi szeroką odpowiedzialność. Jeśli tak jest, to nie ma przecież podstaw, aby to negować. Można jednak przeanalizować uzyskane informacje i zastanowić się, czy nie jest to dobra podstawa do przeprojektowania stanowiska lub automatyzacji określonych zadań lub zwiększenia zatrudnienia i podzielenia zbyt dużej ilości zadań pomiędzy większą ilość pracowników.

2. Zbyt szczegółowe zapisy

Skutkiem takiego podejścia będzie nie tylko bardzo rozbudowany opis stanowiska. Pojawi się bowiem w przyszłości trudność polegająca na tym, że każda najdrobniejsza (ale zawarta w opisie stanowiska) informacja będzie musiała być korygowana, jeśli zmieni się "coś" w rzeczywistości (np. narzędzie pracy, sposób obsługi nazwa własna urządzenia, itp.).

Pilnujmy zatem zapisów również z tego punktu widzenia. Nie piszmy na przykład: "Wprowadzanie danych za pomocą programu ABC". Lepiej napisać: "Wprowadzanie danych do dedykowanego oprogramowania firmowego".

3. Powtarzające się zadania opisywane w różny sposób

Problem zwykle pojawia się w sytuacji, gdy ilość opisywanych stanowisk pracy jest znaczna, a zatem również ilość zapisów/treści będzie duża, a równocześnie opisy są tworzone w wielu miejscach organizacji.

Może to prowadzić na przykład do pojawienia się kilku różnych określeń dla tego samego zadania, np: "prowadzenie korespondencji"; "sporządzanie korespondencji"' "zapewnienie obiegu korespondencji". Pytanie - czy to te same zadania, czy jednak inne? Jeśli te same - powinniśmy zrobić wszystko, aby ustalić jedno brzmienie zapisu takiego zadania.

Najprostszym i sprawdzonym w praktyce sposobem uniknięcia tego typu problemów jest zidentyfikowanie powtarzających się zadań/określeń i przygotowanie swoistej "bazy pojęć". 

Jeśli w trakcie opisu stanowiska pracy okaże się, że dane zadanie/określenie występuje, to po prostu kopiujemy je z ww. "bazy pojęć". Dzięki temu nie tylko oszczędzimy czas na ciągłym "wymyślaniu" zapisów, ale również zyskamy pewność, że powtarzające się specyfikacje stanowisk będą zawsze tak samo określane - niezależnie od miejsca stanowiska w strukturze firmy.

4. Zawyżanie wymagań

To problem, który bardzo często wiąże się z podświadomym opisywaniem osoby, która aktualnie zajmuje opisywane stanowisko, a nie stanowiska. Czasami, jest to również swoista projekcja "pracownika wybitnego".

W obu przypadkach można jednak uniknąć tego typu postępowania i błędów, jakie z niego wyniknie.

W sytuacji, gdy opisujemy stanowisko zajmowane przez określoną osobę: 

- Podkreślmy, że nie opisujemy tego pracownika, a stanowisko,

- Słuchajmy uważnie, czy przypadkiem ktoś, z kim rozmawiamy o opisie stanowiska nie mówi de facto o konkretnej osobie,

- Miejmy krytyczne spojrzenie, sprawdzajmy/upewniajmy się, czy faktycznie trzeba na danym stanowisku danych umiejętności/uprawnień/wiedzy/doświadczeń, itp., aby po prostu dobrze wykonywać zadania stanowiskowe.

To tylko cztery "typowe" problemy praktyczne pojawiające się jednak dość często. Jeśli chcesz poznać więcej praktycznych wskazówek i narzędzi dotyczących sporządzania opisu stanowisk zajrzyj TUTAJ.