Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę hasło "KPI dla HR", aby znaleźć setki gotowych list zawierających od kilkudziesięciu do nawet kilkuset propozycji wskaźników. Paradoks polega na tym, że im więcej takich zestawień przeglądamy, tym trudniej podjąć decyzję, które KPI rzeczywiście będą przydatne w naszej organizacji.

Projektowanie systemu KPI nie polega bowiem na znalezieniu możliwie największej liczby wskaźników. Polega na wyborze tych kilku lub kilkunastu, które będą wspierały podejmowanie decyzji biznesowych.

Problem 1. KPI dobiera się do procesu, a nie do działu HR

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest myślenie kategoriami: „potrzebujemy KPI dla HR”. Jest to jednak zbyt duże uproszczenie, które niestety najczęściej prowadzi w ślepą uliczkę.

Dział HR realizuje wiele różnych procesów – od planowania zatrudnienia, przez rekrutację, onboarding, rozwój kompetencji, oceny okresowe, aż po retencję, wynagrodzenia czy offboarding. Każdy z tych procesów ma inny cel, inny przebieg i wymaga zupełnie innych informacji zarządczych. Nie istnieje więc jeden uniwersalny zestaw KPI dla całego HR.

Najpierw należy odpowiedzieć na pytanie: Który proces chcemy mierzyć? Dopiero później można zastanawiać się nad właściwymi wskaźnikami.

Problem 2. KPI powinny wynikać z celu

Bardzo często organizacje wybierają wskaźniki, a dopiero później próbują dopasować do nich cele. To jednak odwrócona logika. Najpierw należy bowiem określić:

• co chcemy osiągnąć,
• jakie decyzje będziemy podejmować na podstawie pomiaru,
• jakie informacje są naprawdę potrzebne menedżerom.

Dopiero wtedy można wybrać KPI, które pokażą stopień realizacji tych celów.

Problem 3. Za dużo KPI oznacza za mało informacji

Można spotkać organizacje monitorujące kilkadziesiąt (rekord jaki spotkałem: 35) wskaźników HR. Czy dzięki temu podejmują lepsze decyzje? Najczęściej nie...

Rozbudowane raporty szybko przestają po prostu być analizowane. Dane są zbierane wyłącznie dlatego, że „zawsze tak robiliśmy”, a kolejne KPI trafiają do zestawień, których nikt już nie wykorzystuje. Oczywiście, intencja jest chwalebna - HR chce dać jak najwięcej danych pozwalających podejmować trafne decyzje. Jednak ich nadmiar raczej szkodzi, niż ułatwia takie wybory. Kto będzie analizować np. 20 wskaźników, wyciągać na tej podstawie wnioski na różnych poziomach i jeszcze przekładać na decyzje zarządcze? Zarząd? Dyrektorzy działów biznesowych? Na pewno nie. 

Dlatego właśnie można powiedzieć, że w praktyce znacznie większą wartość ma pięć dobrze dobranych wskaźników niż kilkadziesiąt monitorowanych wyłącznie z obowiązku.

Problem 4. HR odpowiada za wszystko... czyli za nic

To jeden z najbardziej kontrowersyjnych tematów. W wielu organizacjach dział HR rozliczany jest na przykład z:

• retencji,
• zaangażowania,
• produktywności,
• wyników sprzedaży,
• satysfakcji pracowników.

Brzmi rozsądnie? Tylko pozornie.

Zobacz jak działa organizacja, jaką jest firma. Na wartość większości tych wskaźników wpływa nie tylko HR, ale również menedżerowie liniowi, sposób organizacji pracy, kultura organizacyjna, decyzje zarządu czy sytuacja rynkowa. Przypisywanie pełnej odpowiedzialności jednej funkcji (tutaj HR) za wynik zależny od wielu czynników prowadzi do błędnych ocen i niepotrzebnych sporów.

To właśnie dlatego coraz częściej mówi się o rozdzieleniu KPI pozostających pod bezpośrednią odpowiedzialnością HR od KPI współdzielonych z biznesem.

Takie podejście znacznie lepiej odzwierciedla rzeczywiste mechanizmy funkcjonowania organizacji.

Problem 5. Nie każdy popularny wskaźnik jest dobrym KPI

To, że jakiś wskaźnik często pojawia się w publikacjach lub raportach benchmarkingowych, nie oznacza jeszcze, że powinien znaleźć się w Twoim systemie KPI. Ponieważ dobrze dobrany KPI powinien przede wszystkim spełniać pięć podstawowych warunków:

• opisywać wynik procesu, a nie samą aktywność (np. ilość zapełnionych wakatów, a nie ilość publikacji ofert pracy),
• pozostawać pod realnym wpływem osób odpowiedzialnych za jego realizację,
• mieć jasno zdefiniowany sposób pomiaru,
• prowadzić do konkretnych decyzji zarządczych,
• być możliwy do jednoznacznego obliczenia i interpretacji.

Dopiero spełnienie takich warunków sprawia, że wskaźnik staje się narzędziem zarządzania, a nie jedynie kolejną liczbą w raporcie.

Problem 6. Każda organizacja potrzebuje trochę innych KPI

To chyba najważniejszy wniosek. Zauważ, że dwie firmy prowadzące podobną działalność mogą potrzebować zupełnie różnych zestawów KPI.

Dlaczego? Ponieważ znaczenie mają między innymi:

• proces HR,
• cele biznesowe,
• wielkość organizacji,
• poziom dojrzałości funkcji HR,
• rola osoby korzystającej z informacji.

Podsumowanie

Projektowanie systemu KPI dla HR jest znacznie bardziej złożone niż wybór kilku popularnych wskaźników z internetu.

Dobry system pomiaru efektywności powinien wynikać z procesów realizowanych przez HR, wspierać cele biznesowe, opierać się na rzeczywistej odpowiedzialności za wyniki oraz dostarczać informacji potrzebnych do podejmowania decyzji.

Jeżeli zatem szukasz praktycznego rozwiązania, które pomaga dobrać KPI do procesu HR, celów organizacji, wielkości firmy i poziomu dojrzałości funkcji personalnej, to warto zapoznać się z Generatorem KPI dla HR.

Narzędzie to nie prezentuje przypadkowej listy wskaźników, lecz przygotowuje ranking rekomendowanych KPI dopasowanych do konkretnego kontekstu organizacyjnego. Dla organizacji chcących analizować również wpływ HR na wyniki biznesowe dostępna jest także wersja Generator KPI PRO, obejmująca bibliotekę KPI współdzielonych z biznesem.