Przyznam jednak, że nie przekonał mnie. Mam bowiem wrażenie, że takie podejście ma podłoże trochę wyidealizowanego obrazu: wdrażający do pracy są świetnie przygotowani, wszystkie informacje są uporządkowane i dostępne 7dni/24h, każdy pracownik w danej grupie stanowisk wie, robi i mówi to samo i tak samo (oczywiście jeśli chodzi o sprawy związane z pracą na danym stanowisku).

Przypomniały mi się bowiem sytuacje związane z tematem tego wpisu, a kilka z nich wyglądało następująco:

• Brak umiejętności komunikacyjnych i dzielenia się wiedzą u osób wdrażających do pracy (szczególnie dotyczy to stanowisk produkcyjnych).
• Nieporównywalne sposoby wdrażania (co do zakresu i sposobu wdrażania) różnych osób wykonujących tą samą pracę, pomimo, że proces onboardingu był opisany.
• Niepełne informacje i dane przekazywane nowym pracownikom.
• „Doczytaj sobie” – czyli wskazówka, aby pracownik sam pozyskał informacje o tym, co i jak ma robić.
• Odsyłanie do wielu różnych instrukcji, które pracownik sam musi sobie „zorganizować”.
• „Dopowiadanie” kolejnych zadań i obowiązków z upływem kolejnych dni po rozpoczęciu pracy przez pracownika, o których wcześnie ktoś „zapomniał” powiedzieć.
• Próby oceny/ udzielania feedbacku w sytuacji, gdy pracownik twierdził, że „nikt mi o tym wcześniej nie mówił”.
• Pracownicy działu HR wydzwaniający i pytający menadżerów liniowych, czy nowy pracownik na danym stanowisku musi mieć kurs/uprawnienia XYZ? (Co ciekawe, były sprzeczne informacje na ten temat, w zależności kogo spytano).

To tylko osiem przykładów, które mam w pamięci z ostatniego około 1,5 roku.

Nie tylko na podstawie powyższych sytuacji twierdzę zatem, że opis stanowiska pracy jest ważny z wielu powodów i wielu obszarach HRM:

• To źródło informacji ważnych w rekrutacji: Opis stanowiska pomaga rekruterom znaleźć odpowiednie osoby na konkretne stanowisko pracy. Dobrze wykonany opis stanowiska zawiera bowiem charakterystykę zadań, wymagania formalne, oczekiwane kompetencje i umiejętności potrzebne do pełnienia danej funkcji. (Tutaj kolejna obserwacja: w pewnej firmie nie było opisów stanowisk pracy z podobnych powodów, jak opisanych w pierwszym akapicie. Niemniej jednak przed procesami rekrutacyjnymi przełożeni i tak musieli wypełniać „kwestionariusz rekrutacyjny”, w którym znaczna część informacji nosiła znamiona… opisu stanowiska pracy).
• To wartość dla pracowników: Opis stanowiska pozwala pracownikom lepiej zrozumieć swoje obowiązki i rolę w firmie od pierwszej chwili. Może do opisu wrócić w dowolnym czasie, przypomnieć coś sobie, sprawić zrozumienie, na tej podstawie dopytać…Odpowiednio napisany opis stanowiska może też pomóc pracownikom zdefiniować swoje cele zawodowe, ale również wskazuje, które parametry jego pracy są najważniejsze również na co dzień.
• To źródło definicji obowiązków: Opis stanowiska pracy określa, jakie zadania i obowiązki są przypisane do danego stanowiska. Dzięki temu pracownik może lepiej zrozumieć, jakie są jego główne zadania i co oczekuje się od niego w ramach jego pracy. Jeśli opisy stanowisk pracy są robione w oparciu o jednolite zbiory określeń/zadań, stają się również porównywalne. Opisywanie stanowisk ręcznie (przez różne osoby, w różnym miejscu i czasie) powoduje bowiem rozbieżności w postrzeganiu obowiązków stanowiskowych.
• To miejsce na określenie kompetencji: Opis stanowiska pracy określa również wymagane kompetencje, umiejętności, kwalifikacje i doświadczenie. Dzięki temu pracownik wie, jakie umiejętności musi posiadać i jakie kwalifikacje powinien mieć/zdobyć/rozwijać, aby sprostać wymaganiom stanowiska. Jeśli te elementy są również skwantyfikowane (zdefiniowane, a nie pisane za każdym razem od nowa), to mamy świetny materiał na planowanie szkoleń, ale również bazę do udzielania feedbacku.
• To inspiracja do wyznaczenia celów i określania efektywności: Opis stanowiska pracy określa cele, jakie należy osiągnąć na danym stanowisku. Dzięki temu pracownik wie, co jest oczekiwane od niego, jakie wyniki musi osiągnąć i jakie cele powinien wyznaczyć, aby sprostać wymaganiom stanowiska. Jeśli opiera się to również na określeniu kluczowych wskaźników efektów (KPI), to jest to doskonały punkt wyjścia do rozmowy o wynikach, ponieważ mamy wówczas obiektywną płaszczyznę odniesienia.
• To element budujących jasną komunikację: Opis stanowiska pracy pomaga uniknąć nieporozumień i zapewnia jasność w komunikacji między przełożonym, a pracownikiem. Dzięki temu pracownik wie, czego się od niego oczekuje, a przełożony może mieć pewność, że pracownik miał w uporządkowany sposób przekazane zadania, wymagania i cele.
• To pomoc w trudnych sytuacjach komunikacyjnych: Opis stanowiska jest zatem elementem komunikacji między przełożonym, a pracownikiem. Innymi słowy: jest narzędziem komunikacji w tym sensie, że zawiera informacje o oczekiwaniach i wymaganiach, jakie pracodawca stawia przed pracownikiem w związku z wykonywaną pracą. Dzięki opisowi stanowiska pracy, pracownik ma możliwość dokładnego zrozumienia swoich obowiązków, celów oraz wymaganych umiejętności, a w razie jakichkolwiek nieporozumień lub problemów, po prostu stanowi punkt odniesienia, który pomaga wyjaśnić ewentualne nieporozumienia.
• To element wspierający bezpieczeństwo pracy: Dzięki opisowi stanowiska pracy pracodawca może zadbać o bezpieczeństwo pracowników, a pracownicy są lepiej przygotowani do wykonywania swoich obowiązków w sposób bezpieczny i skuteczny. Wynika to z istoty dobrze sporządzonego opisu stanowiska - Jeśli będziemy sporządzać go również z punktu widzenia bezpieczeństwa pracy, możemy zamieścić tam informacje, które pozwolą na:

1. Zidentyfikowanie zagrożeń: Dzięki temu pracodawca może podjąć odpowiednie środki, aby zminimalizować ryzyko wystąpienia wypadku lub choroby zawodowej. Z kolei pracownik dowie się jakie zagrożenia mogą wystąpić w miejscu pracy i jakich zabezpieczeń z tego tytułu może oczekiwać od pracodawcy.
2. Wyznaczenie standardów bezpieczeństwa: W opisie można uwzględnić wymagania dotyczące sprzętu ochronnego, procedur bezpieczeństwa, wykonywania prac na wysokości, obsługi maszyn i narzędzi, a także zapobiegania wypadkom i innym niebezpieczeństwom.
3. Określenie wymagań: Opis stanowiska pracy określa wymagane uprawnienia formalne, kwalifikacje, umiejętności i doświadczenie niezbędne do bezpiecznego wykonywania pracy. Dzięki temu pracownik wie, jakie wymagania musi spełnić, aby móc pracować na danym stanowisku, a z kolei pracodawca ma źródło danych dotyczących rodzaju i ilości uprawnień kwalifikacyjnych, które muszą posiadać pracownicy zajmujący dane stanowisko.
4. Edukacja w zakresie BHP pracowników: Pracodawca może wykorzystać opis stanowiska pracy, aby przekazać pracownikom informacje na temat zagrożeń związanych z ich pracą oraz sposobów minimalizowania tych zagrożeń.

Jeśli choć w części dostrzegasz przydatność dobrze sporządzonych i użytecznych opisów stanowisk pracy, możesz jeszcze zajrzeć TUTAJ.