Ale co zrobić, kiedy trzeba przejść na bardziej szczegółowe, konkretne wskaźniki efektywności, czyli KPI?

➡️Szczególnie w działach administracyjnych ten proces może wydawać się wyzwaniem. Z jednej strony mamy szerokie cele, które wyznaczają OKR, z drugiej – potrzebujemy precyzyjnych, mierzalnych wyników, które dadzą nam dokładny obraz wydajności.

Jak więc przejść z OKR do KPI?

1️⃣Zaczynaj od szerokiego obrazu (OKR) – Na początku warto ustalić ogólne cele. Na przykład: „Chcemy poprawić jakość obsługi klienta wewnętrznego” lub „Zoptymalizować czas realizacji zleceń administracyjnych”. Takie cele mogą motywować cały zespół do działania.

2️⃣"Podepnij" pod OKR konkretne cele szczegółowe i wskaźniki (KPI) – Gdy już wiesz, co chcesz osiągnąć, przechodzisz do konkretów. Jakie wskaźniki pokażą, że cel został osiągnięty? Przykłady KPI to:

- Czas realizacji zadań – np. „Czas reakcji na zapytania do 24 godzin”

- Liczba błędów – np. „Maksymalnie 1% błędów w dokumentacji”

- Satisfaction score – np. „Średnia ocena satysfakcji użytkowników usług administracyjnych na poziomie 4,5/5”

3️⃣Ustal priorytety i śledź postępy – KPI powinny być proste do monitorowania i mierzenia, ale też odpowiednio dopasowane do ról w zespole.

Zamiast „ogólnych” wskaźników, możesz wybrać te, które naprawdę pokazują, co dzieje się w danym obszarze. Będziesz mieć lepszy wgląd w to, gdzie rzeczywiście można poprawić efektywność.

4️⃣Dostosuj, kiedy trzeba – OKR to podejście elastyczne, więc nie bój się zmieniać KPI, gdy zmieniają się warunki pracy czy cele organizacji. Celem nadrzędnym jest przecież efektywność, satysfakcja zespołu z dobrze wykonanej pracy, zadowolenie klientów wewnętrznych, a to wymaga ciągłego dopasowywania.

Zatem myślę sobie, że:

Przejście od OKR do KPI w administracji nie musi być trudne, jeśli pamiętasz, że oba systemy są narzędziami wspierającymi, a nie celem samym w sobie: 🟢OKR daje kierunek i motywację, 🟢a KPI dostarczają konkretnych danych, które pomagają na co dzień. Kluczem jest połączenie tych dwóch podejść w sposób, który działa na korzyść zespołu i organizacji.

Po co cały ten wywód? Przynajmniej z trzech powodów:

- bo często pracując z klientami spotykam się z "macoszym" traktowaniem działów administracyjnych, jeśli chodzi o ruchome elementy wynagrodzeń (brak lub nieostre "premie uznaniowe"),

- bo zbliża się wdrożenie transparentności w systemach motywacji finansowej (Dyrektywa UE 2023/97),

- bo zbyt często nie docenia się znaczenia tzw. działów wsparcia i pomija świadome i systemowe włączenie strumienia efektów ich pracy w sukces całej firmy.

Jeśli chcesz wprowadzić taki sposób zarządzania w Twojej firmie - zapraszamy do kontaktu.