Istota zasygnalizowanego wyżej problemu polega na tym, aby nie ograniczać działań związanych z personelem tylko do jego rekrutacji, ale poszerzyć je o element planowania. Planowanie takie obejmuje wówczas 5 faz. Wydaje się, że może to za dużo i szkoda na to czasu. Jednak zwróćmy uwagę na potencjalne koszty nietrafionych rekrutacji lub tych, które nie zapewniły pracowników w odpowiednim czasie. Łatwo zdać sobie sprawę, że koszty takich działań wielokrotnie przekraczają wartość czasu, który poświęcimy na przejście wspomnianych faz planowania.

Jak wobec tego powinno wyglądać planowanie potrzeb personalnych firmy?

Zanim przejdziemy do omówienia poszczególnych faz, warto uwzględnić kilka uwag o charakterze ogólnym.

Po pierwsze – biznes nie powinien pozostawiać osób odpowiedzialnych za obszar HRM „na uboczu”. W wielu organizacjach bowiem planowanie o charakterze biznesowym odbywa się wyłącznie z udziałem osób odpowiedzialnych za daną sferę aktywności rynkowej firmy. Zauważmy, że w takim przypadku osoby zajmujące się obszarem HR (tutaj: rekrutacją) nie znają tych ustaleń. W efekcie są informowane o zapotrzebowaniu na personel dopiero na końcu procesu planowania w obszar biznesowych. Konsekwencją takiego działania są jednak konkretne ryzyka w postaci np. zbyt krótkiego czasu na rekrutację, niesprecyzowane do końca profile kompetencyjne kandydatów, nałożenie się tych działań na inne projekty rekrutacyjne, które już trwają i angażują pracowników HR.

Po drugie – W wielu firmach nie ma nawyku planowania działań biznesowych/ strategicznych z udziałem HR. W efekcie nie jest on w rzeczywistości partnerem, ale podwykonawcą zleceń. Nie dziwmy się zatem, że nie znający kontekstu działań rekrutacyjnych, często są one prowadzone w sposób chaotyczny, a czasem i nieprofesjonalny. Nie musi to wcale wynikać z niskich kwalifikacji. W opisywanych tutaj przypadkach częściej jest to wynik presji i wielu priorytetów, które muszą być realizowane jednocześnie.

Wróćmy zatem do przeanalizowania wspomnianych wcześniej faz poprawnego planowania zapotrzebowania na personel.

FAZA I
Sformułuj warunki brzegowe i cele działania dla działu HR.

Nie chodzi oczywiści o to, aby ktoś w tym zakresie wyręczał się decydentami. Wystarczy, aby zadbali oni tutaj o warunki/ przestrzeń do takiego działania i dali jasny komunikat, że oczekują określenia takich celów.

Można w takiej sytuacji przeprowadzić spotkanie warsztatowe w zespole HR, zapraszając na niego szefów działów biznesowych. Określimy w ten sposób wspólnie najważniejsze wyznaczniki działania w obszarze HR. Dodatkową korzyścią będzie również to, że szefowie działów biznesowych będą mogli lepiej zrozumieć powiązanie i partnerskie znaczenie działu HR dla działań biznesowych firmy.

To co warto podczas takiego spotkania ustalić, to odpowiedzi na następujące pytania:

• Jakie są cele i strategia firmy?
• Jacy ludzie (kompetencje, doświadczenia), mają realizować tę strategię?
• Ilu ma ich być?
• Jakie kwalifikacje i umiejętności fachowe będą do tego potrzebne?

FAZA II

Dokonaj prognozy popytu na pracowników

To działania, które mogą samodzielnie wykonać pracownicy HR, a po tym zweryfikować powstałe wyliczenia z działami biznesowymi. Tą fazę planowania można wykonać zestawiając sobie plany ilościowe ze standardami pracy obowiązującymi w danym obszarze biznesowym. Aspekty do analizy pokazuje poniższa tabela.

FAZA III

Dokonaj prognozy podaży pracowników.

Myśląc o podaży, bierzemy pod uwagę zarówno jej wymiar wewnętrznych jak i zewnętrzny.

• Zacznij od wnętrza firmy. Ilu kandydatów na przyszłe stanowiska mamy już u siebie w firmie? Jakie mają predyspozycje i umiejętności, a czego im brakuje? Kiedy możemy powierzyć im nowe stanowiska? Czy mają ewentualnych następców?
• Zbadaj też trendy na zewnętrznym rynku pracy. Czy są na nim odpowiedni kandydaci? Czy jest i będzie ich wystarczająco dużo? Jaki wizerunek ma nasza firma w kontekście pozyskiwania ewentualnych pracowników? Na ile jesteśmy atrakcyjni jako płaco-dawcy, a na ile musimy posłużyć się innymi zachętami? Czy i jaką akwizycje pracowników prowadzić będzie nasza konkurencja?

FAZA IV

Porównaj relacje podaży i popytu

W tej fazie nie chodzi wyłącznie o ilości pracowników, ale i ich potencjał. Ważne jest zatem ich doświadczenie oraz umiejętności fachowe/ stanowiskowe. Kompetencje ogólnofirmowe są z pewnością ważne dla ogólnego wymiaru działania firmy jako organizacji. Jednak tutaj musimy mieć rozpoznanie przede wszystkim co do kompetencji i doświadczeń specjalistycznych/ fachowych. Odpowiedzi na poniższe pytania należy zatem szukać także w obszarze efektywności pracy.

• Czy będzie odpowiednia liczba pracowników do zrealizowania twoich planów?
• Czy kandydaci będą posiadać potrzebne nam kwalifikacje i umiejętności?
• Jak długo i jaka część pracowników będzie potrzebować czasu na osiągnięcie oczekiwanej wydajności?

FAZA V
Zaplanuj działania w trzech możliwych kierunkach:

1. Jeśli prognozujesz globalną równowagę pomiędzy podażą i popytem sprawdź tylko, czy na poziomie pojedynczych komórek czy oddziałów nie występuje brak równowagi. Jeśli tak, zbadaj problem dokładniej i zaplanuj działania korygujące.
2. Jeśli prognozujesz nadmiar zatrudnienia, zacznij planować działania zmierzające do stopniowego obniżenia zatrudnienia.
3. Jeśli prognozujesz niedobory w zatrudnieniu, już teraz zacznij planować, szukać i monitorować najwydajniejsze dla firmy źródła i metody rekrutacji.

Czy to nie jest zbyt złożony proces? Przecież na rynku tak szybko wszystko się zmienia.

Tak, to prawda, jednak w praktyce oznacza to, że skraca się tylko horyzont czasowy tych działań. Jednak ich „przejście” daje nie tylko większą skuteczność działań rekrutacyjnych. Powoduje to również, że HR faktycznie staje się partnerem dla działów biznesowych.

A czyż nie tego chcemy?