W planowaniu i organizowaniu pracy najważniejszą rzeczą jest przesunięcie akcentu:

Skupiaj się na rezultatach, a nie na byciu zajętym.

 Dużo ludzi spędza swój czas na szalonej aktywności, ale osiągają bardzo mało, ponieważ nie skupiają się na właściwych rzeczach.

Jak zatem poradzić sobie z tymi wyzwaniami? Okazuje się, że nie tylko za pomocą znanej matrycy Eisenhowera. Jest jeszcze przynajmniej sześć innych sposobów działania w omawianej tutaj materii.

1. Prawo Parkinsona ("praca wypełnia cały czas przeznaczony na jej wykonanie")  

2. Prawo wymuszonej wydajności mówi, że zawsze jest wystarczająco dużo czasu na najważniejsze rzeczy.

Zapytaj siebie "Jaki jest najwartościowszy sposób użycia mojego czasu w tej chwili?" Sprawdź, jak będziesz się czuć potem - czy będziesz się czuć lepiej czy gorzej, jeżeli nie zrobisz tego zaraz?

Sprawy, które nie są priorytetowe, umieść w kolejce o niskim priorytecie. Zaplanuj przejrzenie kolejki i załatwienie tych spraw w pewnym terminie. To kolejka o niskim priorytecie, ale nie „cmentarz”.

3. 80 do 20 (Zasada Pareto)

Czy na przykład: 20% czasu daje nam 80% wyników, natomiast 80% czasu daje tylko 20% wyników; 20% zadań daje 80% efektu, 20% czytanych książek zawiera 80% najważniejszych dla nas treści, 20 % ludzi podejmuje 80% decyzji, itp.

Chodzi o to, że realizacja wyselekcjonowanych, najbardziej istotnych zadań zapewnia największy efekt. Należy skupić się na zadaniach kluczowych dla sprawy i mniej czasu i energii poświęcać na zadania mniej ważne.

4. Reguła 60/40
Zgodnie z tą regułą należy planować tylko 60% naszego czasu, a 40 pozostawić nieplanowane (niektórzy pozostałe 40 rozbijają w następujący sposób: 20% należy przeznaczyć na zdarzenia niezależne od nas, a kolejne 20% mieć w zapasie na „dołożenie” tam, gdzie go zabraknie).

Zasada ta może przydać się szczególnie tym, którzy w sposób mało realistyczny planują szczegółowo każdą godzinę swojego życia, zapominając, że czasami nie wszystko jest pod naszą kontrolą (decyzje innych, pogoda, wypadek, itp.). Nie powinno się narzucać sobie za dużo zadań; przecież zawsze, jeśli zostanie nam czas, możemy wyrobić nawet i 200% normy.

5. Zarządzanie „Małpami”

W zarządzaniu, tak nazywa się czasami problem wpadających z różnych stron- nieprzewidziane zadania i prace do realizacji (od szefa, współpracowników, czasami podwładnych). A oto kilka zaleceń dla postępowania w takich sytuacjach.

6. „Zarządzanie”, a „robienie”

Szacunki pokazują, że: jeśli jesteś menedżerem wyższego szczebla tylko 1% czasu powinieneś przeznaczać na „robienie rzeczy”, a 99% na zarządzanie (tj. planowanie, organizowanie, kontrolowanie i przewodzenie).
Jeśli jesteś menedżerem niższego szczebla, powinieneś być w stanie na „robienie rzeczy” przeznaczyć ok. 60% swojego czasu, a 40% na zarządzanie.

Jak to można zilustrować? Popatrz na poniższy przykład. Obaj menadżerowie pracują tyle samo dni (20).

Który bardziej zarządza, a który robi rzeczy?

 W przypadku poszczególnych czynności uzasadnienie takiego postępowania jest następujące:

• Zebrania zespołu: podnoszą morale i poziom pracy w poczuciu wspólnoty celów, pomagają rozwiązywać problemy, umożliwiają wymianę myśli, pomysłów, wspólne planowanie (np. wdrożenie nowego produktu).
• Szkolenia i indywidualne rozmowy: podstawowy element motywowania, pozwala okazać zrozumienie problemów podwładnych i pomagać im.
• Planowanie i analiza: Pozwalają działać z tzw. „wizją końca” i korygować bieżące działania. Mogą również być źródłem motywacji, gdy prowadzone są z udziałem zainteresowanych stron.

Nie każde z wyżej przedstawionych sposobów działania jest dla osób, które nie pełnią roli menadżerskiej. Ale na pewno wszystkie z nich są dla tych, którzy takie role pełnią.

Może zatem warto spróbować?