Aby informacje zwrotne mogły przynosić pozytywne rezultaty muszą być przestrzegane pewne określone zasady:

• Intencja stojąca za przekazaniem takiej informacji musi być jednoznaczna i pozytywna: chęć pomocy, wsparcia drugiej osoby.
• Informacje powinny dotyczyć wyłącznie zachowań, działań i pracy poszczególnych osób czy grup zadaniowych, nie mogą natomiast zawierać ocen samych osób i grup. Nie mówimy więc: „Jesteście beznadziejni, jak można napisać taki bezsensowny program” lecz: „Opracowany przez was program jest dla mnie całkowicie niezrozumiały”.
• Jest to forma wyrażania własnej opinii, a nie sąd ostateczny. Dlatego też warto używać zwrotów typu: ”Moim zdaniem...”, „Sądzę, że...”, „Chciałbym powiedzieć, że ...” Warto też przyjąć do wiadomości, że inne osoby mogą i pewnie będą miały odmienne zdanie.
• Im bardziej będziemy trzymać się konkretów, tym łatwiej będzie nam i naszym rozmówcom wykorzystać uzyskane informacje do usprawnienia działań w omawianym zakresie.
• Udzielając informacji zwrotnej dobrze jest kierować ją bezpośrednio pod adresem zainteresowanych nią osób - reszta grupy i tak to usłyszy. Inaczej mówią: mówimy do kogoś np.: „Chciałbym Ci powiedzieć, że Wasz program...” a nie o kimś np.: „Program Marka i jego grupy jest...”
• Zawsze należy uzyskać potwierdzenie, że wiadomość, którą przekazaliśmy została zrozumiana przez odbiorcę. Nie wystarczy tu proste stwierdzenie „tak, rozumiem” . Warto zachęcić taką osobę (lub grupę) do dokonania podsumowania naszej wypowiedzi.
• Przyjmując taką informację samemu warto sprawdzać, czy odpowiednio ją rozumiemy. Parafraza jest nieocenioną techniką w tym zakresie.
• Bardzo ważne jest, by informacje zwrotne nie dotyczyły tylko tego, co nas niepokoi lub nam się nie podoba. Równie często należy mówić o tym, co nam się podoba w pracy innych osób. Istnieją firmy, gdzie wolno krytykować działania innych ludzi dopiero wówczas, gdy znajdziemy i powiemy o co najmniej dwóch elementach ich pracy, które nam się podobają.

Czy trudno zapamiętać te wszystkie reguły? Może tak, ale jeśli chcesz, aby Twoja informacja zwrotna była wartościowa i na prawdę coś zmieniła, warto sobie te reguły przyswoić. Powodzenia!