Znasz to?

Firma X – lider w swojej branży, z ambitnymi celami wzrostu – postanowiła podnieść kompetencje sprzedażowe swojego zespołu. Zorganizowała dwudniowe szkolenie z technik sprzedaży dla 20 handlowców. Koszt? 20 000 zł. Efekt? Zero.

A co potem?

• Menedżer sprzedaży: „Pracownicy byli zadowoleni, trener był świetny, a ankiety wyszły bardzo pozytywnie. To nie nasza wina, że klientów nie przybywa.”
• Dział szkoleń: „My zrobiliśmy swoją robotę – znaleźliśmy świetnego trenera, zarezerwowaliśmy wygodną salę, wszystko było na czas. Reszta to kwestia handlowców.”
• Zarząd:  Na ile jeszcze takich szkoleń możemy sobie pozwolić, żeby nie widzieć żadnego zwrotu?

Rezultat?

 Pieniądze wyrzucone w błoto.  Na prawdę chcesz brnąć w takie sytuacje wciąż od nowa?

Dlaczego zarządzanie szkoleniami to proces, a nie zdarzenie?

Szkolenia, które naprawdę działają, nie zaczynają się od znalezienia trenera i zarezerwowania sali. To cały cykl, który obejmuje:

• Diagnozę potrzeb – Czy wiesz, jakie realne luki kompetencyjne ma Twój zespół? Czy potrafisz odróżnić potrzeby firmy od oczekiwań pracowników?
• Określenie celów – Czy Twoje szkolenia mają mierzalne cele biznesowe, a nie są jedynie „miłym dodatkiem”?
• Dobór metod i form – Czy wiesz, kiedy lepsze będą warsztaty praktyczne, a kiedy e-learning? Czy potrafisz dopasować formę do konkretnych potrzeb?
• Realizację i logistykę – Czy Twoje szkolenia są dobrze zaplanowane pod względem organizacyjnym, czy raczej improwizowane?
• Pomiar efektów – Czy wiesz, jak zmierzyć, czy szkolenie przyniosło oczekiwane rezultaty? Czy potrafisz powiązać efekty szkoleń z celami biznesowymi?
• Utrwalanie wiedzy – Czy wiedza zdobyta na szkoleniu zostaje w firmie, czy „ulatuje” wraz z upływem czasu?

Jeśli na którekolwiek z tych pytań odpowiedź brzmi „NIE”, to Twoja firma traci potencjał. Szkolenia, które nie są zintegrowane z strategią firmy i rozwoju pracowników, to koszt, a nie inwestycja.

Największe wyzwania w zarządzaniu szkoleniami

Oczywiście historia przytoczona na początku tego wpisu, to przykład (z życia). Niemniej jednak podobne sytuacja mają miejsce w wielu firmach i działach. To co jednak je łączy, to 5 kluczowych problemów, z którymi borykają się firmy w zakresie szkoleń:

1. Brak powiązania szkoleń z celami biznesowymi - Szkolenia organizowane są ad hoc, bez refleksji nad tym, jak mają przyczynić się do rozwoju firmy i pracowników. W efekcie pracownicy zdobywają wiedzę, której nie mogą wykorzystać w pracy, a czasami nawet... nie potrzebują.

2. Niewłaściwa diagnoza potrzeb - Firmy często zgadują, jakie szkolenia są potrzebne, zamiast badać realne luki kompetencyjne. Czasami jest to tylko bierne zbieranie zgłoszeń i pomysłów, które potem są po prostu realizowane bezrefleksyjnie (no, ale budżet zrealizowany). Niestety, zbyt często na szkolenie kierowane są osoby, które po prostu nie powinny brać w nim udziału ("jeszcze nie" lub "już nie" lub "pracują bez związku z tematem"). Skutek? Szkolenia, które nie odpowiadają na prawdziwe wyzwania i potrzeby.

Tutaj kolejna historia prawdziwa. Cykl szkoleń dla menedżerów z zarządzania. Główna księgowa nie mogła wziąć udziału w kolejnym z nich. Bez porozumienia z kimkolwiek przysłała w zastępstwie specjalistę ds podatków. Nie, to nie była osoba przewidywana do awansu na stanowisko menedżerskie. Potem Główna księgowa tłumaczyła się, że nie chciała, aby miejsce na szkoleniu się zmarnowało.  

3. Brak pomiaru efektów - „Szkolenie było dobre” – to subiektywna ocena, która nie mówi nic o realnym wpływie na organizację. Bez mierzalnych wskaźników nie wiesz, czy inwestycja się zwróciła. To nie jest proste, ale możliwe. Nawet jeśli wyniki pomiaru dają tylko przybliżony obraz, to i tak warto to robić.

4. Zły dobór metod szkoleniowych - Wykłady tam, gdzie potrzeba praktycznych warsztatów. E-learning tam, gdzie niezbędna jest interakcja. Niedopasowanie metody do celu to stracony czas i pieniądze. W tym kontekście, często słyszę jednak, że "oszczędzamy i większość szkoleń robimy zdalnie" (niestety, bezrefleksyjnie).

5. Brak utrwalania wiedzy - Szkolenie się kończy, a wiedza nie jest wdrażana w praktyce. Bez systemu utrwalania (np. coaching, zadania praktyczne, wsparcie przełożonych) efekty szybko znikają.

Warto wspomnieć przy tym, że nagminnym zjawiskiem jest również brak wiedzy przełożonych o zakresie tematycznym szkoleń, w których biorą udział ich podwładni. Po prostu, nie zadają sobie trudu aby poznać zakres tematyczny, materiały szkoleniowe, czy wypracowane rozwiązania/ umiejętności. Potem trudno się spodziewać, że będą stwarzać warunki do wdrażania w życie tej nowej wiedzy czy umiejętności - bo po prostu nie wiedzą co, nie wiedzą jak. Nie pytają, nie oczekują...

Dlaczego warto inwestować w profesjonalne zarządzanie szkoleniami?

Firmy, które świadomie zarządzają szkoleniami, osiągają:  - Wyższe kompetencje zespołów – pracownicy zdobywają umiejętności niezbędne do realizacji celów biznesowych. I potwierdzają to różne badania.

• Lepsze wyniki – szkolenia powiązane z celami firmy przyczyniają do wzrost wydajności, sprzedaży czy satysfakcji klientów. Na przykład:  Według badań Forbesa, aż 86% klientów jest skłonnych zapłacić więcej za lepszą obsługę .  

• Większe zaangażowanie – inwestycja w rozwój to sygnał, że firma dba o swoich ludzi. Jeśli jeszcze do tego jest świadome zaangażowanie przełożonych we wdrażanie nowej wiedzy i umiejętności, efekt się potęguje. Na przykład Ogólnopolskie Badanie Satysfakcji z Pracy (Leanpassion) wykazało, że aż 64% badanych Polaków wskazuje wsparcie w rozwoju zawodowym (pomoc w zdobywaniu nowych kompetencji, mentoring) ze strony bezpośredniego przełożonego jako krytyczny czynnik wpływający na ich zadowolenie.

• Niższą rotację – pracownicy, którzy widzą szanse na rozwój, rzadziej odchodzą.  Badania pokazują, że firmy z dobrze zaprojektowanym systemem szkoleń osiągają o 21% lepsze wyniki biznesowe (źródło: ATD Research). To nie przypadek – to efekt świadomego podejścia.  

Jak to zmienić?

Jeśli chcesz zmienić podejście do szkoleń w swojej firmie, musisz zrozumieć, że to proces, a nie jednorazowe działanie. Zatem potrzebujesz:

• Uporządkowanej wiedzy – jak krok po kroku zarządzać szkoleniami, od diagnozy potrzeb po utrwalanie wiedzy.
• Praktycznych narzędzi –szablonów, arkuszy i checklist, które ułatwią Ci pracę i nie pozwolą, aby pominąć najważniejszych zagadnień.
• Sprawdzonych metod – jak dobierać formy szkoleniowe, mierzyć efekty i utrwalać wiedzę.

Jeśli szukasz kompleksowego podejścia, które odpowie na te wyzwania, to  koniecznie zajrzyj jeszcze TUTAJ To źródło nie tylko uporządkowanej, procesowej wiedzy, ale i narzędzi do pobrania, które pomogą Ci zbudować efektywny system szkoleń w Twojej firmie.

Weź sobie to do serca… i działaj

Szkolenia to nie koszt, a inwestycja – ale tylko wtedy, gdy są dobrze zarządzane. Jeśli chcesz, by przynosiły realne korzyści, musisz traktować je jako proces – od diagnozy potrzeb po utrwalanie wiedzy.